Każda firma na pewnym etapie rozwoju przechodzi przez okres większych lub mniejszych zawirowań. Niekiedy przyczyną są zmiany na rynku, innym razem problemy wewnętrzne albo kryzys gospodarki krajowej. Wyzwaniem staje się cięcie kosztów, zmiany i reorganizacja pracy, dotykająca często sfery zasobów ludzkich. Wtedy ratunkiem może być outsourcing personalny specjalistów.

Gdy przedsiębiorstwo przeżywa kłopoty, zwłaszcza natury finansowej, wiele inwestycji zostaje wstrzymanych, projekty odkładane są na bliżej nieokreśloną przyszłość, a słowo „oszczędności” zadomawia się w codziennej nomenklaturze. Sytuacja staje się wyjątkowo dotkliwa, jeśli cięcia dotyczą obszarów, które stanowią potencjał rozwojowy na przyszłość. Analizując tę kwestię na przykładzie branży IT, w której wprowadzanie innowacji nie jest już czymś wyróżniającym na rynku, ale jest elementem niezbędnym dla utrzymania pozycji rynkowej, widać wyraźnie, że to niezwykle istotny problem. Jak wybrnąć z trudnego położenia, kiedy konieczny jest rozwój?

Nie ma jednego lekarstwa, które zaradziłoby wszystkim problemom. W obszarze IT można jednak wziąć pod uwagę rozwiązanie często niedoceniane, a znacznie ułatwiające poradzenie sobie w trudnej sytuacji – outsourcing specjalistów IT.

W sferze IT pod pojęciem outsourcingu kryje się dość szeroki wachlarz działań, procesów i rozwiązań. Outsourcing może być utożsamiany z wynajmem pracowników (body leasing), kiedy wyłącza się na zewnątrz zobowiązania administracyjne względem danego pracownika. Konsultant IT jest formalnie zatrudniany przez firmę świadczącą usługi outsourcingu, która zajmuje się jego obsługą kadrowo-płacową, ale faktycznie pracuje on w siedzibie klienta i pod jego zarządem.

Z drugiej strony, możliwa jest forma podwykonawstwa (subcontracting) – kiedy pracownicy stacjonują w siedzibie dostawcy usługi informatycznej. Klient zachowuje jednocześnie możliwość zarządzania pracą outsourcowanych ludzi.

Jeszcze inny model może przyjąć postać zdalnej realizacji projektu. Klient otrzymuje więc efekt końcowy prac, nie zarządza projektem.

Każdy z modeli outsourcingu jest rozwiązaniem wartym rozważenia. Skoncentrujemy się jednak na pierwszym – wynajmie pracowników.

Potrzeby, motywacje i korzyści

Aby przedstawić pełniejszy obraz outsourcingu personalnego IT – powodów i sposobu wykorzystania – teorię należy ubrać w praktykę. Z doświadczeń Power Media w realizacji usług, można wytypować przykładowe motywacje do zastosowania outsourcingu IT i wskazać zróżnicowane korzyści, jakie przynosi.

Przykład 1. Firma chce zoptymalizować koszty globalne i poprawić efektywność finansową

Motywacja: Firma dąży do poprawy wskaźników efektywności. Oddział otrzymał wytyczne utrzymania określonego poziomu zatrudnienia, którego w ciągu roku nie można przekraczać. Potrzeby kadrowe przewyższają jednak założone limity.

Rozwiązanie: Oddział skorzystał z outsourcingu kadr informatycznych, zamawiając usługi konsultantów IT oddelegowanych do miejsca pracy klienta.

Korzyści: Firma mogła uzupełnić brakujące zasoby kadrowe bez powiększania liczby etatów. W miarę pojawiania się wakatów konsultanci stawali się doskonałymi kandydatami do pracy na stałe. Uzyskano efekt wydłużonego okresu próbnego i przedłużonej ścieżki kariery. Przyjęte rozwiązanie okazało się też źródłem motywowania pracowników. Od tego czasu firma wprowadziła outsourcing jako stały element polityki personalnej, utrzymując określoną liczbę konsultantów zewnętrznych.

Przykład 2. Firma musi zamknąć projekt i zwolnić ludzi

Motywacja: Na skutek problemów finansowych kluczowego klienta wstrzymano pracę nad projektem, który realizowany był w Polsce przez zespół złożony z pracowników wewnętrznych i outsourcowanych konsultantów. Każdy nowo zatrudniany członek zespołu przechodził wstępny etap, pracując za pośrednictwem firmy outsourcingowej. Przejmowanie konsultanta zależało od wyników jego pracy. Decyzja o zamknięciu projektu podjęta przez firmę matkę oznaczała szybkie i masowe ograniczenie zatrudnienia w polskim oddziale.

Rozwiązanie: Z dnia na dzień zrezygnowano z usług firm outsourcingowych.

Korzyści: Firma uniknęła zwolnień grupowych we własnych strukturach i związanych z tym kosztów. Nie ucierpiał też jej wizerunek, zwłaszcza, że outsourcer podjął sprawne działania w ramach programu pomocy osobom zwalnianym (outplacement).

Przykład 3. Firma nie może rekrutować, a potrzebuje Pracowników

Motywacja: Z uwagi na przeprowadzone w nieodległej przeszłości zwolnienia grupowe, dział personalny musiał znacznie ograniczyć rekrutację nowych pracowników, zamrażając budżet na nowe etaty. Zwolnienia wynikały z zaniechania przez firmę świadczenia usług utrzymania i serwisu systemów. W tym samym czasie firma pozyskała jednak nowe projekty, które wymagały wykorzystania niedostępnych w firmie kompetencji.

Rozwiązanie: Firma podjęła decyzję o pozyskaniu wymaganych kompetencji w drodze zakupu usług od firmy outsourcingowej. Zapewniła sobie też możliwość przejęcia w przyszłości osób zaangażowanych w realizację usługi.

Korzyści: Firma mogła z powodzeniem zrealizować projekt i rozbudowywać portfel świadczonych przez siebie usług. Zminimalizowała jednocześnie ryzyko związane z zatrudnianiem nowych pracowników do nowego przedsięwzięcia. Oszczędziła też czas i środki, które musiałyby zostać przeznaczone na pozyskanie nowych ludzi, kiedy pojawią się wakaty.

Przykład 4. Zapotrzebowanie na pracowników wzrasta w firmie okresowo

Motywacja: Kilkakrotnie w ciągu roku pojawia się zwiększone, jednak okresowe, zapotrzebowanie na pracowników w IT, ale na poziomie młodszego specjalisty, z niewielkim doświadczeniem. Nie ma potrzeby stałej rozbudowy zespołu.

Rozwiązanie: Podjęto współpracę z firmą outsourcingową, która deleguje konsultantów do pracy w siedzibie klienta w okresach wzrostu liczby zadań o krótkich terminach realizacji.

Korzyści: Firma może elastycznie zarządzać wielkością zatrudnienia oraz efektywnie realizować okresowe zadania. Nie ma konieczności stałego rozbudowywania zespołów w sferach, które nie mają znaczenia strategicznego, a są pracochłonne.

Outsourcing kadrowy może okazać się odpowiedzią na różnorodne potrzeby. W każdym przypadku pozwala na elastyczność i minimalizowanie ryzyka związanego z tworzeniem nowych miejsc pracy. Jednocześnie w przyszłości daje możliwość podjęcia bezpośredniej współpracy z wynajętym konsultantem. Zdejmuje z firmy obowiązki i koszty związane z obsługą administracyjną oraz prowadzeniem procesu rekrutacyjnego.

Zastanawiając się nad tym, jaką wartość dodaną przyniesie naszej firmie outsourcing, powinniśmy zwrócić też uwagę na kwestie mniej oczywiste. Czy zazwyczaj liczymy chociażby koszt zaangażowania jednego managera w rozmowy kwalifikacyjne z dziesiątkami kandydatów?

Bezlitosny rynek

Nieprzewidywalność rynku i szybkie tempo zmian w ostatnich latach wymusiły na firmach zwiększenie nacisku na optymalizację kosztów i elastyczne podejście do wielu obszarów działalności, w tym do zatrudnienia i zarządzania ludźmi. Nie można liczyć na to, że po zakończeniu kryzysu rynek stanie się znów mniej wymagający. Zarówno umiejętność elastycznego zarządzania, jak i szybkość reakcji – pozyskiwania i restrukturyzacji zasobów – będą w dalszym ciągu potrzebne. Outsourcing kadr może rozwiązać kluczowe problemy związane z zapotrzebowaniem na kompetencje informatyczne w firmie. Wielu przedsiębiorstwom może on znacznie ułatwić funkcjonowanie na konkurencyjnym, dynamicznym rynku.

Izabela Bieńkowska
menedżer HR, Power Media SA